「Zoomは知っているけど、まだ使ったことがない」

「これから本格的に使う前に、使い方を知って慣れておきたい」

 

このような方に向け、以下のZoomの基礎を丁寧に解説します。

  • Zoomの導入方法や快適に利用するための準備

  • Zoomの初期設定や基本的な使い方と機能

  • Zoomミーティングで印象アップするマナー

Zoomはリモラボ体験入学や企画だけでなく、クライアントワークでも使うツールです。

この機会に使い方をマスターしましょう。

 

Web会議の必須ツールZoomのキホン

zoomの基本

Zoomとは映像や音声を利用し、ビデオや電話で会議ができるWebサービス。

よくある用途はこちらです。

 

  • 研修

  • ミーティング

  • オンラインセミナー

  • テレワーク

 

パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで使えます。

また、MacやWindowsなど、OSに関係なく利用可能です。

 

プランは無料版と有料版(3種類)。通話時間や追加で使える機能に違いがあります。

 

参加だけなら登録なしで利用OKです。

定期的に使うなら、まず無料版を登録しましょう。

 

快適に利用するための準備

Zoomに必要な準備はとてもシンプルです。

はじめてZoomを利用する人は、まず下記のアイテムを準備してくださいね。

【必要アイテム】

  • インターネット環境※
  • ディスプレイ
  • カメラ
  • スピーカー

※速度10Mbps以上=You Tubeの高画質動画がサクサク見られるくらいが目安
 

【+αで準備するとよいアイテム】

  • 照明（リングライト・デスクライトなど）
  • スタンド（スマホの場合）
  • ヘッドセット（マイク付きのヘッドホン）
 
 

Zoomの導入手順

アカウントの新規作成

新しいアカウントはZoom公式サイトから作成できます。

手順は下記のとおりです。

①Zoom公式サイトにアクセスし、「無料でサインアップ」をクリック。

Zoomの無料サインアップ画面

 

②受信可能なメールアドレスを入力し、「続ける」をクリック。

登録はGoogleアカウント、FacebookアカウントでもOKです。

Zoomのアカウント新規作成「メールアドレス入力」

 

③届いたメール内の「アカウントをアクティベート」をクリック。

 

④アカウント情報を入力し、「続ける」をクリック。

Zoomのアカウント新規作成「アカウント情報を入力」

⑤アカウント作成が完了。

 

これですぐにミーティングを開催できます。

 

ダウンロード手順

アカウントを作成したら、次はアプリをダウンロードしましょう。

パソコンで使えるZoomアプリのダウンロード方法は下記のとおりです。

①検索画面でZoom公式サイト最下部にある、「ダウンロード」をクリック。

Zoomのアカウント新規作成「ダウンロード」

 

②表示画面の「Zoomデスクトップクライアント」の「ダウンロード」をクリック。

Zoomのアカウント新規作成「ダウンロードセンター」

 

③ダウンロードしたファイルをダブルクリックすると、アプリがインストールされます。 

 

④インストール完了後、デスクトップのアプリアイコンをダブルクリック。

サインイン画面が表示されたら、インストール完了です。

 

Zoomのアカウント新規作成「インストール完了」

スマホやタブレットでZoomを利用するには、モバイルアプリのダウンロードが必要です。

iOSは「AppStore」、Androidは「GooglePlay」からおこないましょう。

 

これだけはやっておきたい3つの初期設定

Zoomを使い始める前に最低限やっておきたい初期設定が、こちらの3つ。

 

  • 表示名

  • プロフィール画像設定（画面OFFの時表示される）

  • 背景設定（ぼかし、バーチャル、オリジナルなど）

 

誰に見られても困らない設定にしましょう。

それぞれの設定方法は下記のとおりです。

 

アプリから表示名を設定する方法

①Zoomアプリを起動

②画面右上の歯車マーク→「プロフィール」→「マイプロフィールを編集」 を選択

Zoomのマイプロフィール編集

 

③名前の右横の「編集」をクリックし、「表示名」を入力して「保存」

Zoom設定「表示名を変更」

 

 

プロフィール画像を設定する方法

①Zoomアプリを起動

②画面右上の歯車マークをクリック

③「プロフィール」をクリックしたあと、プロフィール写真をクリック

Zoomのプロフィール写真変更

④プロフィールに設定する画像を選択

⑤アップロードをクリックして、該当する画像に変更

 

背景を設定する方法

①デスクトップのZoomアプリを起動

②右上の歯車マークをクリック

③画面左にあるタブ、「背景とエフェクト」をクリック

Zoomの背景設定方法

④既存の背景を選択、または「+」から画像やビデオをアップロード

⑤背景にしたい画像・ビデオを選択し完了

 

Zoomミーティング参加手順と基本機能

ミーティングに参加する手順

Zoomミーティングに参加する手順はこちらの2通りです。

  • 招待リンク

  • ミーティングID

それぞれの手順を解説しますね。

 

招待リンクから参加する手順

①主催者が発行した招待URLをクリック

②Zoomのアプリが起動

③ミーティング画面が開く

 

ミーティングIDから参加する手順

①Zoomのアプリを起動

②「参加」をクリック

ZoomミーティングIDからの参加手順

 

③ミーティングID、表示名を入力

※パスワードが必要な場合、別途入力画面が開きます

ZoomのミーティングIDからの参加手順

④「参加」をクリックすると、ミーティング画面が開く

 

 

参加前のチェックポイント

Zoomは初めての方にも使いやすいツールですが、いきなり使うと、映って欲しくないものが入り込む、音声が途切れるなどトラブルの可能性も。

 

そこで、最低でもチェックしたいのがこちらの3つです。

  1. 「表示名」「プロフィール画像」「背景設定」

  2. オーディオのスピーカーとマイク動作

  3. ビデオの映り方(ポジションや身なり、照明など)

2,3は「設定」の「オーディオ」「ビデオ」からそれぞれテストできます。

参加直前になってから焦らないように、前もってチェックしましょう。

 

基本画面・機能の説明

下表の項目はセミナーや講義などでよく使う、基本画面・機能です。

どの画面・機能でなにができるか知っておきましょう。

Zoomの基本画面説明

参加者として利用する時によく使う機能をメインにご紹介します。

基本画面・機能

説明

①名前の変更

表示名を変えられる

②プロフィール画像を編集

表示するプロフィール画像を変えられる

③背景変更

自分の背景を任意の画像/動画に変えられる

④マイクON/OFF

自分のマイクのON/OFFを切り替えできる

⑤ビデオON/OFF

自分のビデオのON/OFFを切り替えできる

⑥チャット(全体、個別)

参加者全員や個人にチャットメッセージを送れる

⑦画面共有

自分のパソコン表示画面をそのまま相手の画面に表示させる

⑧ブレイクアウトルーム

Zoomのミーティングの参加者を少人数ごとのグループに分けられる

⑨リアクション

  • 主催者や話者にスタンプで意思表示できる

  • 「手を挙げる」「絵文字」「非言語フィードバックの 3 種類

⑩ホワイトボード

画面に手書きの書き込みを共有できる

⑪退室

  • 自分のタイミングで退出(終了)可能

  • 画面右下の「終了」または「ミーティングを退出」をクリック

セミナー中の、不要な場面でのマイクONやチャット、ホワイトボードの使用は控えていただくようお願いします。

 

知っておきたい印象アップするZoom3つのマナー

映り方

映り方は、相手に与える印象をガラッと変える要素。

なかでも気をつけたいのが、「ポジション」です。顔と肩から上が画角に入っているか、頭の上は握りこぶしひとつ分くらいの空間がベスト。

 

カメラは遠すぎず近すぎない、目線の高さの位置に調整します。

見下ろす角度は失礼な印象になるので、要注意です。

 

服装や髪型などの「身なり」はTPOで選ぶと◎。

肌質をよく見せるために、外見補正機能を使ってもOKですが、頼りすぎは避けましょう。

 

照明には外付けライトを使うと、顔に影ができにくくなるのでおすすめです。

ただし、ライトの位置によっては顔が暗くなることも。

どう陰影が映るか、確認してくださいね。

 

カメラをOFFにし、顔出ししない設定にもできますが、安心してコミュニケーションできるよう、できるだけ顔出しで参加しましょう。

 

表情・ふるまい

Zoomでは無表情、ノーリアクションはNGです。

話し手側は聞き手の反応を見ながら話しているので、無反応だと不安になります。

 

常ににこやかな表情を心がけ、リアクションはオーバーなくらいでOK。

あいづちやうなずきなどで、相手に「聞いてますよ」と示しましょう。

 

よそ見したり他の作業をしないこと、自由に飲食しないことも、最低限のマナーです。

なにかあった場合は、画面オフやミュートにするのもマナーです。

 

環境

Zoomの設定背景はTPOに合わせて選びましょう。

 

バーチャル背景でも、室内が映る可能性はあります。

万が一バーチャル背景が途切れても大丈夫な場所で利用しましょう。

 

セミナーや講義など聞き手として参加するなら、基本的にマイクをミュートにします。

どうしても雑音が気になる場合、ノイズキャンセリング機能が搭載されたマイクやスピーカーの使用をおすすめします。

 

リモラボ体験入学・企画を最大限活用するために!

みなさんにはリモラボの体験入学や企画の時間で、少しでも多くのことを得ていただきたいと思っています。

ぜひ、以下で紹介するポイントを意識して、取り組んでくださいね。

 

Zoom設定は適切ですか?

ルームに入室したら基本マイクは「ミュート」。

生活音や周囲の方の会話などでほかの方の集中を妨げないようにしましょう。

 

また、リモラボでは、みなさんが安心して参加いただくため、できるだけカメラはオンにし、顔出しのご協力をお願いします。

 

オンラインでのやり取りだからこそ、顔や表情を見ながら安心感をもってコミュニケーションできることが大切と考えているからです。

お互いが気持ちよくやり取りできる時間にしましょう。

 

メモをしっかり取って行動につなげよう

体験入学や企画で「大事だな」と思った情報は、メモをしっかり取りましょう。

メモを取ると、やるべきことを整理できます。

 

体験入学や企画が終わったあとは、メモの内容を見返し、次にやること(タスク)を決めていきましょう。

 

話を聞くだけで終わりにするのではなく、なにを得て、どう行動していくかが大切です。

ぜひみなさんにはリモラボでの時間を、実りあるものにして欲しいと思います。

 

講義の最後には質問の時間もあるので、ぜひ積極的に質問してくださいね。

 

アウトプット・ワークは積極的に参加しよう

リモラボの講義では途中にみなさんに実践してもらう、アウトプットタイムやワークがあります。

 

インプットしたことは、アウトプットするからこそ身につくもの。

ぜひ、積極的に参加してくださいね。

 

まとめ

今回はZoomの基本的な使い方に関して、導入方法からマナーまでをご紹介しました。

 

Zoomは今や、当たり前に使われるツールです。

今後、フリーランスや在宅ワークを目指すなら、身につけておいて損はありません。

使い方に自信のない方は、この機会にマスターしましょう！

 

 

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