クライアントワークでは多くの場合、日常的なコミュニケーション手段としてチャットツールが使われます。

打合せや契約の際にアカウントを持っていないと、ビジネス初心者感を与えてしまいます。

 

この記事では、代表的なチャットツールの機能と特徴を紹介します。

あらかじめアカウントを開設し、機能や特徴についても把握しておくことで、スムーズに仕事を始めることができます。

チャットコミュニケーションのNG例についても紹介しているので、文面を考える際の参考にしてください。

 

この記事でわかること

 

チャットツールの機能を使いこなそう

クライアントワークで使用される代表的なツールとして、以下の3つがあります。

 

 

クライアントごとにカスタマイズや運用上のルール設定をしているケースも多いです。

ここで紹介する3つのツールについて、あらかじめアカウントを開設して使い方や機能を確認しておくことで、スムーズに業務を始められるでしょう。

 

それぞれの機能や料金を表にまとめたので、参考にしてください。

 

 

LINEの特徴

LINEは日常的なコミュニケーション手段として使っている方も多く、ビジネスシーンでも抵抗なく使い始めることができるでしょう。

主な特徴として、次のような点があげられます。

  

プロジェクトやチームごとにトークルームが作れる点が大きな特徴です。

どの内容に対しての返信かを明確にするリプライ機能を使うことで、業務効率化やスムーズなやり取りが期待できます。

 

直接相手に通知を飛ばすことができるメンション機能はグループトーク限定の機能になるため、ビジネスシーンの利用では一対一のやりとりの場合でもグループを作成するのがよいでしょう。

 

一方で、情報流出の危険性がある、仕事とプライベートの境界線があいまいになるなどのデメリットもあります。

セキュリティやマナーに注意して、リスクを生まない運用を心掛けましょう。

 

Slackの特徴

ビジネス利用に特化したツールであるSlackは、用途に応じてカスタマイズできる点が魅力です。

主な特徴として、次のような点があります。

 

 

Slackの最も便利な機能は、スレッド機能です。

さまざまな話題が同時進行している際に、投稿にメッセージをぶら下げる形で会話を続ける（スレッド）ことができ、全体の流れをまとめて後から見返しやすくなります。

 

リマインド機能で自動通知を飛ばしたり、リアクションで利用する絵文字をカスタマイズしたりなど、コミュニケーションをスムーズにする機能がたくさん備わっています。

 

タスク管理ができない点や、スレッドが増えると通知を見落としがちな点には注意しましょう。

 

Chatworkの特徴

日本で生まれたコミュニケーションツールであるChatworkは、Slackと同様に用途に応じてカスタマイズできる点が魅力です。

主な特徴として、次のような点があります。

 

 

Slackと大部分の機能は同じですが、誰がいつまでになにをやるのかを把握できるタスク管理機能が最も大きな特徴です。

Slackに比べて画面がシンプルであり、国産ツールなのでサポートが手厚い点もメリットとなっています。

 

一方、スレッド表示やリマインド機能が備わっておらず、複数の会話を同時進行する場合には少し不便です。

 

チャットコミュニケーションのNG例

情報が正しく伝わらず、読み手にストレスを与えてしまう文章はNGです。

ビジネスシーンで報告・提案と質問をおこなう場合の注意点を把握しておきましょう。

 

報告・提案をおこなう際の注意点

チャットで報告・提案をする際には、以下のような文章を書かないようにしましょう。

 

 

改行がなくただ長い文章は、なかなか読む気が起きません。

要点がまとまっておらず、文章を細かく読まないと内容が理解できないことも、読み手にストレスを与える原因になります。

 

情報の抽象度や優先度を一目で理解しやすくするためにも、装飾や改行を正しく使い、読み手に優しいチャットを心掛けましょう。

 

質問をおこなう際の注意点

チャットで質問をする際には、以下のような文章を書かないようにしましょう。

 

 

 「なぜこのような質問をするんだろう？」と思われないよう、質問の意図や背景まで伝えましょう。

挨拶や結びの言葉を添えず、ただ質問だけを送るとぶっきらぼうで身勝手な印象を与えてしまいます。

 

過度にへりくだった表現にも注意が必要です。

汗マークや土下座などの絵文字を使う方も多いかもしれませんが、謝罪の感情を伝える必要はありません。

受け取った側も気を遣うだけでなく、悪いことをされていると錯覚してしまい信頼感に影響が出る可能性があります。

 

相手を思いやる謙虚な姿勢は大切ですが、ビジネスシーンでは必ず質問が発生します。

答えを受け取った際には、スマートかつ誠実に感謝の気持ちを伝えましょう。

 

まとめ：アカウントを開設して仕事を始める準備を整えよう

クライアントワークでよく使われるLINE、Slack、Chatworkについては、一通りアカウントを作成しておきましょう。

ツールの使い方や機能、特徴についても知っておくことで、契約後スムーズに仕事を始められます。

相手にストレスや違和感を与えない文章を書くことも大切です。

要点を短くまとめて、視覚的な見やすさも意識しましょう。

質問をする際には意図や背景を共有したうえで、相手の貴重な時間をいただくことに感謝を伝えたいですね。