ガントチャートという便利なツールを知っていますか?
ガントチャートとは、Google社が提供する表計算ソフト・Googleスプレッドシートのひな型のひとつです。
ガントチャートを使うと、プロジェクトの日程管理や工程管理、仕事の進捗を可視化して整理できます。すると頭の中もすっきりとクリアになり、迷うことなく仕事を進められます。
ガントチャートを使いこなせれば、仕事の効率が上がり、周囲からの信頼も高まる可能性も。
今回は、そんな便利なガントチャートを活用したリモートの仕事術を詳しく説明していきます。
ガントチャートでできる3つのこと
ガントチャートはたとえていうと、旅の旅程表のようなものです。
時間の流れと共に「誰が何をどうするのか」が表にまとまっているので、文章だけより視覚的に見やすい特徴があります。
ガントチャートでできることは主に3つです。
①仕事全体の工程管理
全ての仕事、ましてや進み具合を常に把握するのは大変です。
ガントチャートなら案件別に「受注日、納期、提出方法、担当クライアント、担当企業、単価」など、情報をひとまとめにできます。
そしてそれぞれの工程数やフローも一目瞭然。
頭の中で管理することから解放されて、やるべきタスクに集中できます。
②タスクの可視化
いくつもの仕事を並行してこなしていると管理が大変ですが、ガントチャートは「案件ごとの進捗状況」「次にやるべきこと」が視覚的にわかりやすい特徴があります。チャートを見れば、今のタスクが可視化されるので効率よく仕事に取り組めます。
③役割分担が明確
スプレッドシートのガントチャートはオンラインツールなので、作成したものは、ほかの人に共有することができます。
プロジェクトにかかわるメンバーで共有すれば「分配された役割を、誰がどこまで進めているか」と担当と進捗がひとめでわかります。
スプレッドシートの覚えておきたい便利機能
スプレッドシートを仕事に活用するために覚えておきたい便利機能をご紹介します。
覚えておくとよい便利機能
・行列を増やす
・行列の間隔をそろえる
・行列の固定
・罫線の指定
・強弱をつけられる
・セルの入力規則指定
・選択肢の指定
・チェックボックスを作る
・プルダウンで選択する
・入力結果によって色をつける
・日付の入力
・フィルターをかける
・規則正しく並べ替える
これだけは覚えておくとよいショートカット
| 操作 | Mac | Windows |
| コピー | ⌘＋C | Ctrl＋C |
| 切り取り | ⌘＋X | Ctrl＋X |
| 貼り付け | ⌘＋V | Ctrl＋V |
| 値のみ貼り付け | ⌘＋Shift＋V | Ctrl＋Shift＋V |
| 全てを選択 | ⌘＋A | Ctrl＋A |
| 元に戻す | ⌘＋Z | Ctrl＋Z |
| 行を選択 | Shift＋Space | Shift＋Space |
| 行を挿入 | ⌘＋Alt＋Shift＋＝ | Ctrl＋Alt＋Shift＋＝ |
| 下方向へコピー | ⌘＋D | Ctrl＋D |
| 右方向へコピー | ⌘＋R | Ctrl＋R |
| 日付の入力 | ⌘＋; | Ctrl＋; |
スプレッドシートをほかの人と共有する目的で作成した場合は、権限に注意しましょう。
権限を適切に指定していないと、ファイルを開けなかったり編集できないことがあります。
また、ひとつのファイルで複数シートを使用している場合は、どのシートなのか、まで伝えましょう。
スマートフォンなどからファイルを開くと、1シート目がデフォルトで表示されるので、見てほしいシート名を伝えるとスムーズです。
スプレッドシートの便利機能は検索でもたくさんあるので調べてみてくださいね。
クライアントワークで差がつくガントチャート活用法
クライアントとの打ち合わせ前には、空のガントチャートを作成しておくのがおすすめです。
打ち合わせが始まったら、事前に作成しておいたガントチャートに必要事項を入力していきます。
打ち合わせが終わる頃にはガントチャートが完成!
これで打ち合わせ終了後にすぐにクライアントやチームに共有できますね。
事前の準備ひとつで、スムーズな進行ができます。
このように、自発的に自分のできることをチームやクライアントのために活用するよう心がけると、周りからの信頼度もアップするでしょう。
まとめ
「今すぐリモートワークでガントチャートを活用しよう!」と思っても、すぐには使いこなせないかもしれません。必要な機能をひとつひとつ調べて、実際に操作しながら覚えていくのが一番おすすめの方法です。
ぜひ日々の仕事にガントチャートを取り入れて、仕事の効率を上げ、周囲の信頼度も上げていってくださいね。
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